Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.
Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)
Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:
- Аутсорсинговая компания.
- Инсорсинговые услуги.
- Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.
При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.
КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.
По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:
- вариант с полной централизацией;
- форму частичной централизации;
- контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
- подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.
Необходимость создания централизованной бухгалтерии
Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:
- увеличение степени достоверности учетных данных;
- возможность применять к разным случаям единую методологию;
- понижение уровня налоговых рисков;
- оперативную подготовку всех видов отчетности;
- обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
- уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.
ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).
Обязанности централизованной бухгалтерии
Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:
- приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
- коллективного договора;
- положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
- правил внутреннего распорядка.
Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:
- подготовку отчетов;
- отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
- проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
- мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
- контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
- реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.
В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.
Преимущества и недостатки
Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:
- отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
- управленческие расходы сокращаются;
- реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
- единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
- контролирующие действия унифицированы;
- использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
- не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
- риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.
К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.
Как создать централизованную бухгалтерию
Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:
- Выбор правовой формы новой структуры.
- Регистрация организации.
- Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
- Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
- Составление штатного расписания и подбор персонала.
- Оформление прейскуранта услуг.
Правовая форма централизованной бухгалтерии
Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.
Организационная структура централизованной бухгалтерии
При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:
- Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
- Планово-аналитический или экономический отдел.
- Группа главных специалистов.
- Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
- Учетчики.
- Хозяйственное подразделение.
Типовой договор оказания услуг
Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:
- функции ЦБ;
- права и обязанности сторон соглашения;
- меры ответственности за конкретные виды нарушений;
- указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
- сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
- правила документооборота;
- особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.
Штатное расписание и персонал
В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.
Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.