Как проводится аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Аудиторские проверки по разным сегментам учета могут носить добровольный и обязательный характер. При помощи такого мониторинга можно оперативно выявлять учетные ошибки, объективно оценивать эффективность работы по отдельному направлению. При проведении проверок состояния расчетов с контрагентами, поставляющими товарную продукцию, подрядными организациями работа осложняется большим объемом операций и первичной документации.

Цели и задачи при аудите расчетов

Цель аудиторских мероприятий – проверить правильность отражения хозяйственных операций в учетных записях и отчетной документации. Круг решаемых задач:

• определение уровня рентабельности деятельности предприятия;
• выработка стратегических и тактических шагов по снижению расходной части;
• анализ эффективности сотрудничества с контрагентами;
• оценка объективности и выгодности для предприятия ценовой политики, которую применяют его поставщики и подрядчики;
• подтверждение полноты отображения в учете состояния расчетов с третьими лицами;
• проверка своевременности внесения в учет сведений о возникновении и погашении задолженностей;
• просмотр договорной документации с поставщиками, оценка правильности ее оформления.

Для минимизации рисков завышения или занижения налоговой базы необходимо проверять первичные документы по учтенным операциям. При наличии просроченных долгов выясняются причины их возникновения.

Нормативная база

Ключевая роль в правовом регулировании аудиторских мероприятий отведена Закону № 307-ФЗ, датированному 30 декабря 2008 г. В нем прописаны особенности реализации проверки на разных этапах, требования к аудиторам и их деятельности, правила подведения итогов и их документирования.

К числу важных нормативных документов в сфере аудита относятся:

1. Федеральные стандарты аудиторской деятельности. В них указаны обязанности аудитора, раскрыты нюансы планирования проверки и описана методика действий, регламентируются правила документального оформления каждого этапа.
2. Гражданский кодекс, который дает оценку правовому статусу каждого участника сделки при расчетах, помогает оценить законность содержания договорной документации, формирует базу для оценки объективности претензий к контрагентам.
3. Налоговый кодекс – основа для выявления правонарушений в налоговой сфере. По его нормам производится оценка правильности составления отчетности, расчетов налоговых обязательств, проверяется своевременность погашения задолженностей перед бюджетом.
4. План счетов бухгалтерского учета. По нему должен быть сформирован рабочий план счетов. По стандартам плана счетов оценивается правильность ведения бухгалтерского учета, соотнесения видов расходных и доходных счетов с отображенными операциями.
5. Положения о бухгалтерском учете, регламентирующие порядок действий субъекта предпринимательства в разных сферах учета.

Планирование

До начала аудиторской проверки необходимо наметить план действий и определить очередность реализации его этапов. Разработанная схема должна соответствовать нормам аудиторских стандартов и действующей законодательной базы. Для выявления списка задач проверяющий проводит консультации с руководством предприятия и его главным бухгалтером, начальниками отделов. Во время ознакомительных бесед аудитор выделяет проблемные вопросы, формирует перечень информационных и аналитических запросов заказчика.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Ознакомление аудитора с материалами предыдущих проверок и системой работы службы внутреннего мониторинга производится до начала аудиторской проверки – на этапе предварительного планирования. Это необходимо для построения эффективной программы аудита.

На этапе планирования составляется план мероприятий и программа проверки. Планом очерчиваются цели и задачи, аудируемый сегмент учета, фиксируется метод проверки и обозначается предел существенности. Для повышения эффективности действий аудитор определяет необходимую численность проверяющих и прописывает требования к уровню их квалификационной подготовки. В плане указывается распределение круга обязанностей между участвующими в проверке аудиторами, выставляются временные ограничения для каждого этапа.

ВАЖНО! Планирование осуществляется по правилам, указанным в Стандарте аудиторской деятельности № 3.

Последовательность действий на этапе составления плана и программы работы:

1. Предварительные беседы с должностными лицами предприятия-заказчика.
2. Ознакомление с учетной политикой организации и используемой системой учета.
3. Анализ эффективности системы внутреннего мониторинга отчетности.
4. Конкретизация пределов значимых показателей.
5. Построение модели выборки для аудиторского обследования.
6. Разработка программы аудита с установленными сроками выполнения каждой операции.

При составлении программы мероприятий аудитор выделяет участки учета, которые предыдущими проверками были охвачены поверхностно, проблемные операции и обнаруженные зоны повышенного риска. Во время аудита обязательно проверяют:

• по всем ли поставкам имеются подписанные договоры с контрагентами;
• обоснованность отнесения сумм к числу кредиторской задолженности (должны быть в наличии утвержденные акты инвентаризации по расчетам с контрагентами, акты сверок);
• анализируются корреспонденции счетов при отражении операций по 60 и 76 счетам бухгалтерского учета;
• проводится сверка аналитики с данными журналов-ордеров и баланса.

В программе проверки надо выделить обязательные элементы. В их числе название исследуемой организации, сроки проведения аудита, количество часов, которые планируется потратить на каждый этап, состав группы проверяющих. Надо указать порог существенности для выявляемых ошибок.

Методика проверки

Универсального набора используемых аудитором приемов не существует. Для каждого случая в программу работы включают индивидуально разработанную методику. Общая схема действий предполагает:

• определение уровня влияния на исследуемое предприятие комплекса внутренних и внешних факторов;
• анализ рисков при помощи тестирования;
• документальную проверку путем систематизации первичной документации, конкретизации ее объема и группировки по разделам учетных операций;
• аудит расчетов с поставщиками и подрядными организациями путем сопоставления фактов, подтверждения остатков задолженностей, прослеживания цепочек операций по учету;
• инвентаризационный пересчет товарно-материальных ценностей, сканирование;
• подведение итогов аналитических действий.

Аудитор при выполнении своих обязанностей формирует базу аудиторских доказательств, тестирует действующую систему мониторинга на предприятии на предмет ее надежности, эффективности и объективности.

Что проверяется

Аудит расчетов с поставщиками предполагает проверку дееспособности системы учета в целом и детальный анализ участка работы с контрагентами:

• анализ учетной политики для выявления соответствия ее законодательной базе и полноты отражения всех особенностей учета;
• фиксируются недостатки процесса ведения учета в организации;
• формируются предложения по устранению недочетов.

Основной блок работ связан со сверкой расчетов. Эта процедура необходима для обоснования имеющихся учетных сумм кредиторских задолженностей. Инициируется проведение сверок с подрядными структурами и поставщиками ТМЦ. Оформляются акты сверок, которые должны подтверждать сальдо по данным учета. При аналитических операциях акцентируется внимание на контрагентах, сотрудничество с которыми является для проверяемой организации приоритетным.

К СВЕДЕНИЮ! Если контрагент не предоставил по сверке информацию о своих учетных данных, аудитор проверяет остатки по счетам путем сопоставления данных по первичной документации.

При обнаружении расхождений между актами сверок и учетом аудитор начинает проверку:

• накладных от поставщика, сверяет их данные с внесенными записями в регистры;
• платежей по банковским выпискам – одна или несколько оплат могут быть отнесены в учете на другого контрагента;
• претензионной документации – имелись ли случаи отказа от товара из-за брака, отказа от проведения платежей.

Если поставщик в актах сверки показывает завышенные суммы задолженности, то аудитор проверяет своевременность отражения в учете операции по получению товара. При подтверждении факта отгрузки продукции на территории предприятия до окончания текущего финансового года, обозначенные суммы должны быть включены в задолженность. Для этого инициируется инвентаризация, на основании которой увеличивается кредитовое сальдо. Если материальные ценности получены после окончания отчетного периода или не были приняты получателем, то аудитор выступает к поставщику с предложением откорректировать информацию в акте сверки.

На этапе оценки внутренней системы контроля проверке подвергаются:

• договорные документы – с какими поставщиками подписаны соглашения, правильно ли оформлены договоры;
• акты сверок для выявления периодичности их составления и соответствия данных в них учету;
• претензионная переписка – анализируется практика применения системы штрафов и неустоек, начисления пени, частота случаев нарушения положений договоров;
• ценовая политика – проводится ли сверка ценовых предложений и данных, которые отражены в накладных на продукцию.

При анализе состояния расчетов проверяются операции по реализованным поставкам ценностей, поставкам, которые имеют обеспечение в виде векселей, выделяются неотфактурованные поступления. Выводится соотношение сумм кредитных средств, которые были получены организацией, и авансов, выданных третьим лицам. При наличии у предприятия письменных претензий от поставщиков аудитор проверяет объективность выраженных в документах требований.

Проверке подлежат:

• долговые обязательства, которые были списаны и не могут быть взысканы с учреждения;
• просроченная задолженность по кредитовому признаку;
• долги с истекшим периодом исковой давности.

СПРАВОЧНО! Если по данным учета и актов сверки отражена дебиторская задолженность, аудитор должен выявить обстоятельства ее появления, установить дату формирования.

Для создания объективных оценочных суждений аудитор анализирует содержание договорной документации. Ему потребуются заключенные с поставщиками и подрядчиками соглашения поставок, купли-продажи, подряда, обслуживания. При наличии факта проведения расчетов по счету-договору или счету-оферте они должны быть предъявлены для проверки аудитору.

По договорам подряда экспертиза направлена на подтверждение законченности всех прописанных в соглашениях работ. Если результаты отдельных услуг не имеют вещественной формы, детальному анализу подвергается относящаяся к ним первичная документация.

Типичные ошибки

Повышенные риски возникновения конфликтных ситуаций и взаимных претензий между поставщиками, подрядчиками и заказчиками товаров или услуг связаны с отсутствием письменной формы договоров. Если предприятие решает отказаться от документального оформления достигнутых договоренностей, гарантии выполнения всеми сторонами сделки своих обязательств отсутствуют. Задача аудитора в этом вопросе – определить, с какими контрагентами отсутствуют письменные соглашения, отнести расчеты с ними в группу повышенного риска.

СПРАВОЧНО! По имеющейся в наличии договорной документации проводится проверка реквизитов, смыслового содержания.

Типичной ошибкой является нарушение правил оформления соглашений с поставщиками, отсутствие сроков выполнения работ для подрядной организации по каждому этапу. Проблемы могут создавать такие ситуации:

• оригиналы документов были уничтожены до окончания срока хранения, указанного в нормативных актах;
• низкое качество ведения учета, что становится причиной недостоверного отражения деятельности предприятия в аналитике;
• халатное отношение персонала к процедуре инвентаризации ценностей и расчетов с поставщиками;
• отсутствие навыков и знаний по вопросам претензионной работы;
• учетные данные по суммам задолженностей не соответствуют действительности;
• акты сверок имеют расхождения;
• неправомерные операции по выделению НДС;
• сформированные в учете корреспонденции счетов являются неправильными, это влечет за собой ошибки в итоговой отчетности;
• наличие неучтенных операций по оприходованию ценностей от поставщиков;
• арифметические ошибки;
• пересортица;
• использование в документообороте бланков произвольной формы при законодательном требовании применять унифицированные формы (такие операции не могут быть признаны в учете);
• оформляемая организацией документация не содержит полного перечня обязательных реквизитов, на основании этого она не может быть наделена юридической силой.

На предприятии могут быть выявлены факты умышленной подделки документации, принятия к учету фиктивных сумм обязательств. Нарушением признается отсутствие утвержденного графика документооборота. При действующем графике приема и отправки документации бывают недочеты в форме:

• отсутствия на поступающих в адрес учреждения письмах, документах, справках регистрационных номеров;
• запоздалой регистрации;
• несоответствия дат регистрации в журналах и на бланках.

Система документооборота должна регламентировать правила хронологического отражения хозяйственных операций и первичных документов в учетных регистрах и журналах. Ответственные лица обязаны строго придерживаться оговоренных законодательством сроков хранения учетных форм и порядка их передачи в архив. Для уничтожения оригиналов документов необходимо оформлять специальный акт.

Аудитором при проверке состояния расчетов с контрагентами могут быть обнаружены факты закрытия задолженностей с нарушением отведенных для этого сроков. При работе с валютными расчетами один из контрагентов может допустить счетную ошибку при выведении размера курсовой разницы.

Результаты аудита

После завершения всех аудиторских мероприятий проверяющий систематизирует собранный материал, результаты аналитики, расчетные данные и отражает итоги работы в аудиторском заключении. Заключение может быть предназначено для нужд:

• руководящего состава учреждения, заказавшего услугу аудита расчетов;
• собственников предприятия;
• инвесторов, для которых такая информация важна на стадии проработки нового инвестиционного проекта.

В аудиторском заключении должно быть отражено мнение о степени достоверности бухгалтерской документации и всех форм отчетности в разрезе исследуемого сегмента работы. Итоговый документ может быть:

1. Безусловно положительным. В этом случае аудитору не удалось найти противоречащих законодательству норм, операций и бухгалтерских учетных данных. Это подтверждается полнотой документального оформления всех этапов расчетов с поставщиками, правильной организацией претензионной работы и своевременностью принятия к учету всех видов задолженностей, соблюдением сроков при осуществлении расчетов.
2. Условно положительным. В нем говорится о соблюдении всех существенных условий реализации договорных отношений с поставщиками и подрядными структурами, правильности отнесения конкретных операций к разделам пассива и актива. Могут иметься незначительные нарушения, которые не приводят к искажению отчетности и появлению обоснованных претензий от контрагентов.
3. Отрицательным. Деятельность предприятия ведется с нарушениями, отчетность не соответствует принципам полноты и достоверности. Сроки расчетов регулярно нарушаются, статус задолженности меняется несвоевременно.

В отдельных случаях аудитор выдает заключение, содержащее отказ в выражении квалифицированного мнения о состоянии учета на предприятии и правильности осуществления им расчетов с поставщиками.