Особенности проведения аудита расчетов с покупателями и заказчиками

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками – это мероприятие, в ходе которого проверяются совершенные операции (взаиморасчеты и прочее). В частности, проводится проверка документов. Процедура осуществляется специальной компанией, которая занимается независимым аудитом, или независимым экспертом. Перед началом работы составляется соглашение об оказании услуг, в котором нужно прописать все существенные условия.

Цели и задачи аудита расчетов

Аудит выполняется на основании информации, полученной со счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Процедура может осуществляться аудиторами, представителями структур ведомственного контроля, сотрудниками органов госконтроля. Выполняется аудит с целью подтверждения соответствия операций нормативным актам. Рассмотрим задачи, которые ставятся перед аудитором:

• Подтверждение наличия соглашений с покупателями и заказчиками.
• Подтверждение соответствия деятельности условиям договора.
• Оценка долгов по возможности их взыскания.
• Проверка эффективности работы фирмы с возникающими претензиями.

Регулярный аудит нужен, прежде всего, для самой фирмы. Выявление правонарушений на раннем этапе позволяет сделать деятельность эффективной, предупреждает претензии со стороны контролирующих органов.

Документация, подлежащая аудиту

Основной источник информации для аудитора – документы. Бумаги, которые рассматриваются в рамках мероприятия:

• Бухгалтерская отчетность.
• Баланс, составленный по форме №1.
• Отчет о движении денег, составленный по форме №4.
• Приложение к балансу.
• Статистическая отчетностью
• Отчет по имеющимся долгам.
• Отчет о реализации продукции.
• Регистры бухучета.

Отдельные направления деятельности фирмы предполагают наличие специальных документов. К примеру, для общепита это отчет по общественному питанию. Для фирм, торгующих в розницу, нужен отчет о розничной торговле.

Аудитор занимается также проверкой этих документов:

• Соглашения с контрагентами.
• Накладные, инвойсы.
• Декларации.
• Различные платежные документы.
• Счета-фактуры.
• Документы об инвентаризации.
• Учетная политика.
• Выписки из банковского учреждения по платежам.
• Акты сверки расчетов с контрагентами.
• Книги продаж.

Иногда аудитор запрашивает дополнительные документы. Если в ходе выборочной проверки будут обнаружены существенные недочеты, проводится полная проверка.

Процедуры, выполняемые в ходе аудита

Аудит предполагает прохождение ряда процедур, которые нужны для определения корректности деятельности компании. В частности, это следующие мероприятия:

• Проверка корректности размера предоплаты по соглашениям с заказчиками и покупателями.
• Установление корректности определенного НДС, в том числе по переведенным авансам.
• Установление корректности расчета налога на прибыль при реализации товара меньше себестоимости.
• Установление наличия безнадежных задолженностей, которые были списаны.
• Установление сумм переведенных авансов.
• Проверка корректности списания товара на продажу.

Аудитор также проверяет состояние счетов, справки по закрытию счетов. Нужно принимать во внимание, что расчеты с покупателями и заказчиками отличаются друг от друга. Расчеты с первыми производятся на основании соглашения о продаже, так как предметом сделки является продукция. Предметом расчетов с заказчиками являются работы. Исполняются они на основании договора подряда или соглашения о возмездном предоставлении услуг.

Также аудитор должен установить возможности для взыскания долгов. Долг может быть признан безнадежным. Происходит это в том случае, когда задолженность взыскать невозможно. Под такие долги создается резерв, который также должен быть проверен.

Наличие долгов перед проверяемой фирмой устанавливается путем подачи запросов дебиторам. В том случае, если ответа на вопрос не пришло, для установления задолженности применяются альтернативные методы. Иногда информация по долгам различается в счетах покупателя и продавца. К примеру, покупатель признает долг в момент отгрузки продукции, а продавец – в момент ее доставки покупателю. Возникшая временная разница недочетом не является.

Распространенные ошибки, выявляемые в рамках аудита

Как правило, в процессе аудиторской проверки обнаруживаются типичные ошибки. Их знание поможет как аудитору, так и руководителю. Первый сможет концентрировать свое внимание на наиболее проблемных моментах, а руководитель получит возможность оперативно исправлять ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные недочеты в области первичного учета:

• Ненамеренные ошибки при расчетах. К примеру, специалист неверно отразил изменение числа и веса продукции.
• Произведенная операция была зафиксирована несвоевременно.
• В документах отсутствуют реквизиты, которые являются обязательными.
• Недочеты, допущенные при оформлении первички (к примеру, неверно внесены изменения в документы).
• Не составлен график документооборота.
• Недочеты при регистрации бумаг.
• Регистрация бумаг в регистре выполняется с нарушением установленных сроков.
• Не все документы регистрируются в учетном регистре.
• Нарушение сроков хранения бумаг в архиве. К примеру, документы изымаются раньше срока. Для каждой бумаги оговорен свой срок.
• Уничтожение первички без составления акта о выделении бумаги к ликвидации.

В области бухучета и налогового учета наблюдаются следующие типичные ошибки:

• Счетные ошибки при расчете разницы между курсами.
• Неверная фиксация разниц по суммам на счетах.
• Незаконное признание долга безнадежным (то есть взыскание задолженности возможно, однако она все равно вносится в резерв).
• Проблемы с методологией учета в области неправильно сформированных корреспонденций счетов.
• Замена документов их копиями, которые не были заверены в соответствии с нормативными актами.
• Неверное ведение учета (к примеру, инвентаризация проводится с нарушениями требований, дефицит аналитического учета).
• Неправильное оформление претензий по соглашениям.
• Предъявление претензий без достаточных на то оснований.
• На счетах бухучета зафиксирована несуществующая задолженность.
• Операции зарегистрированы в бумагах неунифицированной формы.
• Неполные реквизиты в документации.

К сведению! Недочетами является отгрузка продукции не тому покупателю, путаница с платежами, неверно указанные цены.

Результаты аудита расчетов

После того как аудит проведен, специалист оформляет заключение о достоверности сведений о расчетах с контрагентами. В заключении указываются эти данные:

• Название документа.
• Информация об аудиторе (название аудиторской компании или ФИО специалиста, сведения о государственной регистрации).
• Информация о компании, которая проверялась.
• Мнение аудитора о состоянии расчетов в компании.
• Обнаруженные недочеты.

Аудитор может выказать положительное или негативное мнение. Также он может вовсе отказаться от выражения своего мнения. Аудитор также имеет полномочия по составлению рекомендаций, направленных на устранение обнаруженных недочетов. К примеру, это могут быть следующие меры:

• Соблюдение сроков обработки первички для погашения долгов.
• Применение унифицированных форм бумаг.
• Улучшение системы кадрового учета.
• Увеличение внутреннего контроля.

К аудитору также предъявляется ряд требований. В частности, специалист должен быть объективен и независим от компании, которая проверяется.