Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать образец соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами .doc
Коротко об ЭДО между организациями
При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.
Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.
Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
- ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
- Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
- Налоговый кодекс РФ.
Порядок перехода на ЭДО
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:
- Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
- Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
- Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
- Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
- Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:
- Наименование документа, место и дату его подписания.
- Наименование организаций, которые заключают соглашение.
- Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
- Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
- Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
- Признание электронных документов равнозначными бумажным.
- Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
- Прочие условия.
- Порядок разрешения споров.
- Срок действия соглашения.
- Реквизиты и подписи сторон.
- Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.
Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.