Составление приказа об утверждении путевого листа является обязательной частью процедуры установки регламента по применению сопроводительной транспортной документации на предприятия и в организациях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении путевого листа .docСкачать образец приказа об утверждении путевого листа .doc
Что такое «путевой лист»
Под термином «путевой лист» понимается документ, который используется при различного рода перевозках.
Он фиксирует ряд важных сведений о транспортных операциях:
- кому принадлежит автомобиль;
- кто и на каком основании им управляет;
- адрес места отправления и назначения (маршрут) и тому подобную информацию.
Если в организации имеются автомобили (неважно, легковые, грузовые или спецтехника) и штатные водители, то составление путевых листов должно производиться ежедневно.
Где чаще всего востребованы путевые листы
Эти документы имеют самое широкое распространение. Они применяются как автотранспортными компаниями, специализирующимися на транспортировке грузов и перевозке пассажиров, так и предприятиями, осуществляющими деятельность в самых разных направлениях предпринимательства и бизнеса.
Для чего нужен приказ об утверждении путевого листа
Путевой лист – очень нужный документ. Водитель транспортного средства, принадлежащего какой-либо организации или ИП, всегда должен иметь его при себе. В случае проверки сотрудниками ГИБДД именно путевой лист станет доказательством того, что автомобиль используется на законных основаниях.
Самое же главное, что следует сказать — путевой лист относится к первичной документации и имеет значение не только как информационный бланк, но и как отчетная финансовая бумага, на основе которой проводятся различные бухгалтерские и налоговые операции.
Он позволяет проконтролировать работу автотранспортного средства, произвести учет затраченного бензина, горюче-смазочных материалов, амортизационных расходов и т.д. На его основе происходит списание топлива, снижается налогооблагаемая база.
Что грозит за отсутствие путевого листа
Отсутствие путевого листа в тех ситуациях, когда он должен быть в наличии, неминуемо приведет к административному наказанию в виде штрафа.
Причем денежное взыскание будет наложено как на работника предприятия, ответственных должностных лиц, так и на саму компанию.
Форма документа
Сегодня представители организаций имеют возможность проявить фантазию при формировании приказа об утверждении путевого листа – унифицированной его формы не существует. Правда при разработке документа все же следует ориентироваться на структуру, состав и стиль, свойственные деловой документации.
Однако, если внутри предприятия есть свой разработанный стандарт приказа, утвержденный руководством, пользоваться при создании всех последующих распорядительных актов нужно именно им.
Особенности оформления приказа об утверждении путевого листа
В деле оформления документа никаких ограничений также нет: приказ можно делать печатным или рукописным, правда в первом случае его надо будет распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с оттиском логотипа и реквизитами.
Приказ делается в одном оригинальном экземпляре.
Кто должен завизировать приказ
Под приказом должно стоять несколько подписей.
Первая и самая важная подпись – директора организации (или работника, временно исполняющего его обязанности), без этого автографа распоряжение не станет законным.
Также в бланке должны расписаться все работники, которых оно касается напрямую, и те, кто назначен ответственными за его исполнение. Таким способом они засвидетельствуют, что ознакомились с документом и согласны выполнить данные в нем указания.
Регистрация и учет
Все приказы, выходящие из-под пера директора компании, подлежат обязательному учету. Информацию о них нужно вносить в специальный журнал. Журнал этот обычно находится в ведении секретаря или другого близкого к руководству предприятия сотрудника. Здесь достаточно сделать отметку о названии приказа, его номере и дате выхода. В случае необходимости именно журнал поможет удостоверить сам факт создания распоряжения, а также легко и быстро его найти.
Правила и сроки хранения
Нормы по хранению распорядительной документации устанавливаются локальными бумагами фирмы или же применяются в соответствии с законодательством РФ.
В любом случае после выпуска и регистрации, приказ следует сложить вместе с другими подобного рода документами. Период хранения может быть различным, но в любом случае, он не должен быть менее трех лет.
После того, как актуальность распоряжения истечет, документ следует или отправить в архив или уничтожить (при соблюдении существующего регламента).
Образец приказа об утверждении путевого листа
Если руководство поставило перед вами задачу по составлению приказа об утверждении путевого листа, который вы раньше никогда не делали, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения и ознакомьтесь с примером, на основе которого вы сможете легко сделать собственное распоряжение.
Для начала в приказ посередине строки внесите:
- название своей организации (полное или сокращенное – без разницы, при желании можете вписать сюда ИНН, ОГРН и пр. реквизиты);
- наименование самого документа, его номер, дату и место (город, адрес) оформления.
Далее формируйте основной раздел. Здесь укажите:
- обоснование – под ним рассматриваются обстоятельства, приведшие к составлению документа
- основание – это уже ссылка на конкретную норму закона или внутренний документ компании, имеющей прямое отношение к сути данного распоряжения (тут надо отметить номер и дату)
- утверждение формы путевого листа (указав ее как приложение к формируемому приказу)
- дату, с которой она начинает действовать
- лицо, которое должно проконтролировать выполнение приказа
После этого соберите автографы всех упомянутых в бланке работников.
Если считаете нужным, дополните документ и другой информацией, имеющей значение именно в вашем случае.
