Составление приказа о проведении в магазине ревизии является одним из обязательных этапов по организации контрольных мероприятий, направленных на проверку работы торгового заведения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о проведении ревизии в магазине .docСкачать образец приказа о проведении ревизии в магазине .doc
Зачем проводятся ревизии
Ревизии – важнейшие события в деятельности магазина. Они позволяют:
- провести учет продукции;
- проанализировать наличие продукции и процесс ее реализации;
- проконтролировать правильность оформления отчетной документации;
- своевременно выявить всевозможные злоупотребления, хищения, несанкционированные списания и тому подобные незаконные действия, направленные на обогащение недобросовестных сотрудников.
Благодаря таким мероприятиям в магазине выстраивается финансовая дисциплина, правильно проводятся бухгалтерские операции, учитываются доходы и расходы, вовремя происходят налоговые выплаты, расчеты с работниками и т.д.
Ревизии бывают:
- запланированными, но чаще они внезапны;
- имеют разную длительность и периодичность;
- частичные, когда проверяется какой-то один отдел;
- полные, когда оценивается вся работа торгового заведения.
Кто проводит ревизию
Для проведения ревизии приказом директора предприятия назначается специальная комиссия в количестве не менее трех человек. В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, а также работники магазина, как материально-ответственные лица.
Регламент проверки
Как любое другое контрольное мероприятие, ревизия имеет свой определенный регламент. В каждой организации он индивидуальный, но имеет и некоторые сходные черты.
В период ревизии всегда первым делом проверяется фактическое наличие продукции, ее остатки, затем исследуются чеки, квитанции, журналы и прочие бумаги, имеющие значение для учета проданных товарно-материальных ценностей.
При выявлении каких-либо неясностей у персонала берутся письменные пояснения, после чего делаются выводы и составляется акт о ревизии.
Если по результатам ревизии обнаруживается недостача (что не является редкостью), об этом также составляется акт и устанавливаются виновные в ней лица.
Дальнейшие действия – на усмотрение руководства, но довольно часто происходит взыскание недостающей суммы с продавцов, а также дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.
Формат и оформление документа
Приказ о проведении ревизии в магазине можно писать в произвольном виде – стандартной формы его на сегодняшний день нет. Однако, это относится не ко всем организациям, в частности, в государственных учреждениях есть свои разработанные и обязательные к применению образцы распорядительных актов, то же относится и к некоторым коммерческим предприятиям.
Если в фирме есть шаблон документа, утвержденный в ее учетной политике, то при написании приказа нужно руководствоваться именно им.
Если говорить об оформлении, то тут также все отдается на откуп составителю: приказ можно сделать печатным или рукописным – при определении законности документа это роли не играет. Правда, в первом случае электронный бланк надо распечатать для того, чтобы все работники организации могли ознакомиться с ним под роспись.
Что касается печати, то штамповать бланк надо только тогда, когда такое требование есть со стороны руководства фирмы.
Кто должен подписать
Под приказом в первую очередь должен расписаться руководитель организации, связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени. Также в нем должны «отметиться» сотрудники, в отношении которых он издан и те, кто назначены ответственными за его выполнение.
Что брать за основу
Приказ обязательно должен на чем-то базироваться. Служебные и докладные записки, статьи и пункты закона – это основание, которое дается в виде ссылки на дату и номер того или иного документа.
А вот в роли обоснования, которое также должно присутствовать в бланке, выступают события, которые стали поводом для его создания.
Правила регистрации и хранения приказа
Регистрация и последующее хранение приказа должны быть регламентированы либо локальными нормативными актами предприятия, либо нормами, прописанными в законе.
Если говорить в общих чертах, то сведения о приказе, после издания и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, надо внести в специальный журнал учета. Такой обычно находится у сотрудника, близкого к директорату компании. Журнал необходим для того, чтобы при срочной надобности можно было без проблем отыскать нужное распоряжение.
После регистрации приказ следует подшить в отдельную папку, где он должен находиться период, указанный в законодательстве или прописанный в учетной политике предприятия (но не меньше трех лет), а после этого его можно отправить в архив или уничтожить (также по определенному регламенту).
Образец приказа о проведении ревизии в магазине
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о проведении ревизии в магазине, который вы никогда прежде не делали, прочтите внимательно приведенные выше рекомендации и посмотрите пример – на его основе вы без труда составите нужный вам документ.
Вначале все стандартно. Указываются:
- наименование организации;
- название бланка, его номер, место, дату выпуска;
- документ, который послужил основанием для издания приказа (если он есть), а также обоснование.
После этого идет основная часть, куда вносится:
- собственно указание о проведении ревизии, ее дата;
- действия, которые должны быть произведены участниками ревизионной комиссии, их цели и задачи;
- состав комиссии (должности, ФИО работников);
- ответственные за исполнение данного распоряжения сотрудники.
В конце приказ подписывается всеми лицами, которые в него внесены.
