В компаниях, где нет кассира-операциониста, а обязанности по работе с кассой возложены на другого сотрудника (продавца, официанта и тд.), применяют в работе журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста. Его заполняют с целью учета операций по приходу налички и контроля показаний счетчиков ККМ. Как правильно работать с формой КМ-5 и вносить в нее сведения, разбираемся дальше.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы КМ-5 .xlsСкачать образец журнала по форме КМ-5 .xls
Особенности работы с журналом по форме КМ-5
Для каждой ККМ необходимо завести свой журнал. Документ нужно зарегистрировать в ИФНС перед началом работы с ним. Это можно сделать вместе с регистрацией кассы либо в любое другое время. Перед тем как идти в налоговую, нужно пронумеровать и прошить журнал. Если организация использует печать, то она должна стоять на документе.
В журнал нужно вносить данные ежедневно о каждой кассовой операции в хронологической последовательности. Делает это сотрудник, работающий с кассой.
Для справок! Журнал был введен в работу Госкомстатом России: постановлением от 25 декабря 1998 года №132.
Заполняем журнал по форме КМ-5
Записи нужно делать только синей шариковой ручкой. Журнал требуется прошить и пронумеровать, поэтому его нельзя вести в электронном виде.
На титульном листе нужно указать такие данные:
- название, адрес и номер телефона компании;
- наименование, номер или код структурного подразделения;
- код ОКПО;
- ИНН;
- вид деятельности по ОКДП;
- модель или марку ККМ, номер производителя и регистрационный;
- время, за которое ведется документ;
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение документа.
Основная часть представляет собой таблицу. Какая информация должна быть в документе (номера в списке соответствуют номерам граф в форме):
- Дата или смена.
- Номер или наименование отдела, если в нем находится только одна ККМ.
- ФИО сотрудника, взаимодействующего с кассой (продавца, официанта или принимающего заказы).
- Номер по порядку контрольного счетчика или фискального накопителя на конец рабочего дня или смены.
- Сведения контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего перевод суммирующего счетчика на нули.
- Сведения суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня или смены.
- Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня или смены.
- Сумма выручки за рабочий день или смену.
- Сумма выручки, которую сдали в течение рабочего дня. Число должно совпадать с тем, что будет указано в графе 8.
- Подпись работника, ответственного за ведение журнала и вносящего в него данные.
- Подпись представителя руководства компании. Она подтверждает правильность сделанных записей и получения денег.
- Примечания, комментарии.
В конце смены или рабочего дня подводят итог по суммам выручки.
К сведению! Заполненный журнал нужно хранить в компании в течение 5 лет.
Если заполняющий журнал сотрудник допустил ошибку, то ее исправление допустимо, но оформить его нужно по всем правилам. Также завизировать исправления должны представители руководства организации.
Несколько часто встречающихся ситуаций
Если журнал был утерян, нужно, чтобы сотрудник из центра технического обслуживания снял фискальный отчет. Далее нужно написать заявление в налоговую об утере журнала и зарегистрировать новый документ, предварительно пронумеровав и сшив его.
Если нужно зарегистрировать новый журнал, то следует обратиться в ФНС. В компании эту процедуру можно поручить определенному сотруднику, который по доверенности сможет заниматься регистрацией журналов.