Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению .docСкачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению .doc
Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.
Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.
Законы
Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:
- Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
- Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
- Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
- Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.
Принципиально важные пункты
Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.
Что содержится в первой части акта
Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:
- номер и место заполнения акта;
- наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
- самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.
Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:
- порядковый номер строки;
- заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
- крайние даты;
- идентификационные номера прикладываемых описей;
- индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
- общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
- время хранения;
- номера статей согласно Перечню;
- примечания.
Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.
Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).
Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.
Чему посвящена вторая часть
Вторая часть описывает:
- количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
- ее общий вес;
- место, куда сдается макулатура (название предприятия);
- дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
- должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
- дата и подпись этого работника с расшифровкой;
- кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.
Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.
Сроки
Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.
Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.
Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.
Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:
- 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
- 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
- 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
- 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
- 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.
Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.
Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.
Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.