Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание канцтоваров .xlsСкачать образец заполнения акта на списание канцтоваров .xls
Что считается канцелярскими товарами
К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.
Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.
Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).
Кто может применять данный акт
Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.
Зачем составлять акт на списание канцтоваров
Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.
Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.
Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров
Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.
- Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
- Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
- Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.
Порядок применения акта
Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.
Правила составления документа
Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:
- каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
- разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать
- дату составления,
- наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
- полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
- подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.
К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.
Правила оформления акта на списание канцтоваров
Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.
Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.
Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.
После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.
Образец акта на списание канцтоваров
Данный акт имеет вполне стандартную структуру.
- Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
- Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
- После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.
- наименование продукции,
- количество (по всем позициям),
- стоимость одной штуки,
- общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
- счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
- в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
- В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать