Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма бухучета (ЖОФ) – это форма, подразумевающая сбор данных. Регистры – это журналы, созданные по КТ счетов бухучета. Создаются и дополнительные ведомости, оформленные по ДТ счетов.

Основные принципы создания

При разработке ЖОФ используются эти законы:

• Записи вносятся в порядке регистрации действий.
• Записи вносятся только по КТ счета, который взаимодействует с ДТ счетами.
• Обычно в одной системе сочетаются общий и детализованный учет.
• Фиксируются операции в разрезе значений, нужных для контроля и оформления отчетности.
• Использование ЖОФ по совокупным счетам.
• Употребление регистров с заблаговременно прописанной корреспонденцией.
• Применение регистров со значениями, нужными для оформления отчетности.
• Использование журналов, которые составляются каждый месяц.

Основополагающим принципом ЖОФ является принцип сбора данных первички в разрезах, нужных для целей общего и детализированного учета. Систематизация сведений происходит в учетных регистрах. Последние нужны для фиксации всех операций, предполагающих учет.

Все направления записей вносятся единовременно. В ЖОФ используется две формы регистров. Рассмотрим все их особенности.

Журналы-ордера

Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.

Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.

Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.

После того как все подсчеты и проверки выполнены, журнал-ордер должен быть подписан. Подпись ставится сотрудником, который составлял документ. Свою подпись ставит главбух.

Ежемесячные результаты журнала вписываются в Главную книгу. Об этом нужно проставить отметку в журнале-ордере.

Если в регистрах были найдены ошибки, нужно их исправить. Делать это нужно в соответствии с такими правилами:

• Недочет обнаружен до выставления итогов: ошибка вычеркивается, верное значение вписывается над помаркой.
• Недочет обнаружен после выставления итогов: исправление выполняется после строки с результатами.
• Если итоги уже занесены в Главную книгу, в журналы не вносятся в исправления. Все уточнения нужно внести в бухгалтерскую справку. Сведения из нее фиксируются в Главной книге. Эти данные должны быть обособлены.

Правильное построение журналов-ордеров нужно для контроля над правильностью записей бухучета. Эти документы нужно переплетать, а также нумеровать. Хранить их требуется отдельно от первички. Если документов совсем мало, можно подшить их в одну папку.

Вспомогательная ведомость

Вспомогательные ведомости используются тогда, когда аналитические значения по счетам нельзя записать в сами журналы-ордера в связи со сложностью. В подобных ситуациях нужно выполнить группировку в ведомостях. Итоги из этих ведомостей вносятся в журналы-ордера. Иногда группировка может выполняться в таблицах.

К СВЕДЕНИЮ! Ведомость нужна для улучшения и упрощения бухучета. Она позволяет снизить количество учетных записей.

Структура

ЖОФ является наиболее популярной формой ведения бухучета. Даже принцип функционирования автоматизированных программ бухучета базируется именно на рассматриваемой форме. Она являет собой наилучшую совокупность этих видов учета:

• Аналитический. За него ответственны отделы, которые занимаются приемкой и хранением ТМЦ.
• Синтетический. За него ответственен финансовый отдел.
• Хронологический. Предполагает внесение записей в порядке выдачи документов, сопровождающих операции.
• Систематический. Предполагает оформление сведений.

Если все записи будут внесены правильно, итоги по всем формам записей должны совпадать.

Особенности применения

Журналы-ордера заводятся на месяц. Рекомендуется разделить регистры. Для этого требуется создать несколько книг для записей. На протяжении всего месяца записи нужно и заносить в регистр, и суммировать в ведомостях.

Ведомостями в рамках ЖОФ могут быть эти бумаги:

• Ведомости, на базе которых создается ЖОФ.
• Таблицы.
• Отчетности.
• Расшифровочные листы.

Перенос сведений из ведомостей выполняется в любой момент. Но делать это нужно с определенной регулярностью. К примеру, делать это можно раз в неделю, месяц, день. В завершение месяца итоги переносятся в последующий регистр ЖОФ – Главную книгу. Нужно понимать, что журналы-ордера ведутся именно для выведения итогов.

К СВЕДЕНИЮ! Ведение регистров нужно и для вывода сальдо.

Преимущества и недостатки

Преимущества ЖОФ:

• Уменьшение числа записей и совершенствование системы сбора информации.
• Регистры проще подчинить задачам, связанным с учетом.
• Контроль записей в регистрах.
• Облегчение и ускорение работы сотрудника, ответственного за учет.
• Уменьшение трудоемкости учета.
• Увеличение оперативности и достоверности бухучета.
• Операции отражаются только по кредиту.
• Сведения из общего и детализованного учета совпадают.
• Выполняется учет действий, необходимых для отчетности.
• Не требуется дублировать записи.
• Не нужно оформлять промежуточные регистры.
• Ускорение процесса учета.
• Сокращение числа недочетов и ошибок.
• Ошибки, даже если они были совершены, быстро обнаруживаются.
• Учет становится детализованным.
• Становится проще получить сведения, нужные для отчетности.
• Значения отчетности можно взять без вспомогательных выборок.

Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:

• С формой придется работать вручную. Перевести ее на обработку компьютером сложно.
• Усложненное формирование регистров.
• Громоздкость.
• Сотрудники, ответственные за учет, должны обладать высокой квалификацией.
• Работников, которые не знакомы с системой, придется обучать.
• Различная структура документации.
• Усложненное формирование отдельных регистров.

Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.