ФСС может не принять пособия к зачету. Предприниматель не может проигнорировать это решение органов. Он должен правильно учесть расходы, не принятые к учету, внести исправительные записи.
Причины неприятия пособий к зачету
Существуют различные виды зачетов: по больничным листам, декретные и детские пособия. Для чего вообще нужен их зачет? Средства изначально выплачиваются работодателем. Однако расходы последнего компенсируются ФСС. Принятие пособий выполняется по итогам их проверки. В пункте 1 статьи 4.2 и пункте 4 статьи 4.7 ФЗ №255 «Об обязательном соцстраховании» от 29 декабря 2006 года указано, что ФСС может не принимать пособия к вычету в этих случаях:
- Средства выплачены на основании неправильно оформленных документов.
- Были нарушены законы о соцстраховании.
- Документация вообще отсутствует.
К СВЕДЕНИЮ! ФСС может обнаружить признаки того, что фирма искусственно создала условия для выплаты пособий. К примеру, это могут быть подделанные листы нетрудоспособности.
Варианты действий
Если ФСС не приняла пособия к вычету, существует два варианта действий:
- Оспаривание решения.
- Внесение изменений в учет.
Варианты действий зависят от нюансов конкретной ситуации.
Особенности оспаривания
Оспаривание возможно только в том случае, если решение о непринятии пособий принималось на базе субъективных причин. То есть служба не обосновала свое решение. Иск нужно подавать в адрес самой ФСС. В заявлении требуется изложить все обстоятельства дела, приложить подтверждающие документы.
Часто незачет выполняется тогда, когда есть ошибки в листе нетрудоспособности. К примеру, это могут быть следующие ошибки:
- Неправильное указание возраста.
- Сокращено наименование фирмы.
- На листе присутствуют пустые ячейки.
- Присутствуют кавычки, запятые.
- Есть очевидные описки.
Что делать при наличии этих ошибок? Рекомендуется попросить сотрудника принести новый лист нетрудоспособности.
Отражение пособий, которые не приняты к учету
Если пособия не были приняты, бухгалтер должен действовать в соответствии с этим алгоритмом:
- Использование сторно в учете относительно сумм пособий, не принятых к зачету.
- Списание пособий в траты или их удержание с сотрудника.
- Исчисление с выплат страховых взносов.
- Начисление и удержание НДФЛ с сотрудника. Исключение составляют пособия по временной нетрудоспособности. Если ФСС не признает расходы, они перестают относиться к тратам, на которые не начисляется налог. То есть если сотрудник не вернул пособие, оно начинает считаться его доходом. С него нужно удерживать подоходный налог.
- Если сотрудник возвращает выплату, на которую уже уплачен подоходный налог, образуется переплата. О переплате нужно сказать работнику на основании пункта 1 статьи 231 НК. Переплата засчитывается в счет следующих платежей по НДФЛ. Она также может быть возвращена на р/с сотрудника.
- Перевод взносов и НДФЛ в государственную казну.
- Определение размера пени по взносам и налогам. Откуда образуются пени? В период признания расходов появляется недоимка. Выплаты становятся облагаемыми, и дата перевода выплат является стандартной.
- Изменение отчетности. Корректирующие записи вносятся и в налоговый, и в бухгалтерский учет.
То есть непризнание пособий предполагает целый ряд проблем. Бухгалтер обязательно должен предпринять соответствующие меры.
Учет пособий при их возврате сотрудником
Бухучет выплат определяется тем, вернул ли пособие сотрудник. Записи по тратам нужно сторнировать. Дата новой проводки аналогична дате решения фонда о том, что выплаты не будут приниматься к зачету. Удержание пособий может проводиться только при этих обстоятельствах:
- Сотрудник получил деньги на основании заведомо ложной информации. К примеру, он предоставил поддельный лист нетрудоспособности.
- Бухгалтер допустил ошибку счетного характера.
Если указанные условия отсутствуют, удержание может выполняться только добровольно.
В части 4 статьи 137 ТК РФ, части 4 статьи 15 ФЗ №255, части 1 статьи 138 ТК РФ указано, что подобные траты могут удерживаться из доходов сотрудника в размере не больше 20% от ежемесячного заработка.
Если сотрудник вернул средства, в учете выполняются эти проводки:
- ДТ69 КТ70. Сторно начисления пособия.
- ДТ20, 23, 25 26 44 КТ70. Сторно пособия по больничному листу за первые 3 дня (выплаты за остальные дни выполняются работодателем).
- ДТ70 КТ68. Сторно НДФЛ с выплат по листу нетрудоспособности.
- ДТ73, 76 КТ70. Пособие отнесено в категорию расчетов с сотрудниками по прочим операциям. Если трудящийся уволился, переплата возвращается на счет 76.
- ДТ50, 51, 70 КТ73, 76. Специалист вернул средства (добровольно или принудительно).
- ДТ69 КТ51. Доплата пособия. Необходимость ее связана с тем, что на сумму выплат были сокращены взносы на временную нетрудоспособность.
- ДТ70 КТ51. Переплата НДФЛ. Возврат переплаты на р/с сотрудника.
Сторно представляет собой возврат изначально указанного значения. То есть это исправление ранее внесенной записи.
Учет пособий в том случае, если сотрудник их не вернул
Сумму пособия нельзя вернуть в принудительном порядке в случае, если незачет — это следствие нарушения законов бухгалтером учете. Взыскание средств – это право, а не обязанность работодателя. То есть он может и не взыскивать пособие, даже если на это есть основания (основание – статья 240 ТК РФ).
Если сотрудник не возвратил пособие, выполняются эти проводки:
- ДТ69 КТ70. Сторно начисленного пособия.
- ДТ91/2 КТ70. Отнесение расходов на счет прочих трат.
- ДТ91/2 КТ69. Начисление страховых взносов на сумму.
- ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с выплат. Исключение составляет пособие по нетрудоспособности.
- ДТ91/2 КТ69 (специальный счет «Пени, штрафы»). Пени по взносам, выплаченным с опозданием из-за недочета.
- ДТ91/2 КТ68 (специальный счет «Пени и штрафы»). Пени по НДФЛ, внесенному несвоевременно.
- ДТ69/68 КТ51. Перечисление страховых взносов и НДФЛ в государственную казну.
С сотрудника будет удерживаться НДФЛ. Если работник уволился, о невозможности удержания налога нужно сообщить в ФНС.
Особенности составления отчетности
Если произошел незачет, нужно внести изменения и в отчетность:
- 2-НДФЛ. Нужно убрать сумму пособия. Бухгалтеру требуется составить и сдать справку по корректировкам. Актуально это в том случае, если выплаты изначально облагались НДФЛ и сотрудник вернул средства. Если работник не вернул средства, нужно составить корректирующую 2-НДФЛ. Ранее использованный код 2300 заменяется на код 4800. Если выплаты не облагались НДФЛ и сотрудник их вернул, в отчетности менять ничего не требуется. Если средства не облагались налогом и сотрудник их не вернул, у него образуется доход. Он фиксируется в отчетности под кодом 4800.
- 6-НДФЛ. Если выплата облагалась НДФЛ и сотрудник ее вернул, нужно сдать корректирующую отчетность. Ее нужно составлять и сдавать также за предыдущие периоды. Если выплаты облагались налогом, однако работник их не вернул, в отчетности ничего не меняется. Если сумма не облагалась НДФЛ и сотрудник ее не вернул, у него образуется доход. Необходимо сдать корректирующую отчетность.
Внесение изменений зависит от обложения пособий налогами и от того, возвращена ли сумма сотрудником.