БСО – бланки строгой отчетности. В ряде случаев их можно применять вместо чека, если при оплате не используется кассовый аппарат. Кому разрешено заменять чеки БСО, как их оформлять, какие существуют нюансы заполнения, необходимо знать лицам и организациям, предоставляющим услуги. Также проясним в статье вопросы учета и утилизации бланков.
Работа вне кассы: кому можно
Бланки строгой отчетности – альтернативный способ учета оплаты наличными или с помощью карты, когда не применяется ККТ. П. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» разрешает такой учет некоторым категориям индивидуальных предпринимателей или организаций. Использовать БСО вместо чеков имеют право те, кто занимается определенной деятельностью, а именно:
- торгует прессой и сопутствующими товарами в киосках (газеты и журналы при этом должны составлять более половины ассортимента);
- реализует ценные бумаги;
- продает лотерейные, проездные билеты на городской транспорт;
- обеспечивает еду ученикам и студентам, а также работникам обучающих заведений;
- занимается торговлей в специально отведенных для этого местах, таких как рынки, ярмарки, выставочные комплексы и др. (отдельно стоящие внутри таких мест павильоны, магазины, палатки и т.п. подчиняются другим требованиям);
- торгует вразнос или с тележек (кроме сложной техники и скоропортящихся пищевых продуктов);
- предлагает чай и подобную продукцию в вагонах поездов;
- дает возможность приобрести лекарства в фельдшерских пунктах в сельской местности;
- продает мороженое с лотков, безалкогольные напитки, пиво, масло и т.п. вразлив из цистерн, живую рыбу и овощи вразвал;
- принимает стеклотару и утиль (кроме металла);
- предлагает купить религиозную продукцию и литературу в специально предназначенных местах (храмах, церковных лавках и т.п.), оказывает услуги по отправлению культа;
- продает марки по их номинальной стоимости.
ДОПОЛНИТЕЛЬНО. Разрешено не использовать ККТ, применяя вместо чеков БСО, тем предпринимателям, кто осуществляет свою деятельность в труднодоступных местностях (их перечень утвержден региональным законодательством).
Законодательное урегулирование
П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.
Федеральный закон от 03 июля 2016 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.
В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:
- старые формы БСО признаются неактуальными и применяться не могут;
- предприниматели должны сами разработать новые формы БСО (кроме отдельных видов деятельности, для которых утверждены типовые);
- БСО должны содержать некоторые реквизиты в обязательном порядке;
- нужно указывать типографские данные, если БСО печатались таким способом.
Нюансы оформления бланков
Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).
К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.
Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:
- название, уникальный номер из 6 знаков и серия из двух прописных букв (назначается предпринимателем произвольно);
- название организации или имя ИП;
- для юридических лиц – адрес исполнительного органа;
- ИНН;
- вид и стоимость оказываемой услуги (в деньгах);
- сумма к уплате;
- дата оплаты и заполнения;
- данные лица, заполнявшего документ, подпись, печать (если она применяется);
- дополнительные реквизиты услуги.
ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.
Порядок использования БСО
- Поступление бланков из типографии, фиксация этого факта в Книге учета БСО.
- Заполнение бланка с указанием суммы (кроме поля для личной подписи).
- Получение денег у клиента (следует еще раз проговорить ее вслух).
- Подписание документа.
- Отрывание корешка с номером и серией, передача основной части бланка клиенту (либо передача оригинала с оставлением себе копии).
Как заполнять БСО
Положение зафиксировало ряд требований к заполнению данного документа:
- четко, разборчиво, без разночтений;
- исправления не допускаются;
- не менее чем в двух экземплярах.
Что делать, если БСО испорчен
Допустили ошибку в документе строгой отчетности? Выбрасывать этот документ нельзя, поскольку он номерной. Положено перечеркнуть испорченный бланк, а в конце рабочего дня сдать его вместе с выручкой и актуальными БСО (копиями и корешками). Они будут прикреплены к Книге учета БСО.
Иногда случается, что бланк заполнен правильно, но клиент в последний момент отказался от услуги, следовательно, не заплатил за нее. С таким БСО следует поступить так же, как с испорченным: перечеркнуть и сдать в конце дня в полной комплектности: 2 экземпляра с одинаковым номером (или копию и корешок).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если бланки не типографские, а сформированные автоматизированной системой, то напротив испорченного бланка следует поставить отметку «Аннулирован». Выведенные на печать недействительные БСО подлежат учету и уничтожению обычным порядком.
Как учитываются бланки строгой отчетности
Заниматься учетом, хранением и утилизацией БСО должно материально ответственное лицо (с работником заключается соответствующий договор либо руководство берет эту функцию на себя). Поступление бланков из типографии отражается в акте приемки, подписанном комиссией.
Дальнейшая динамика ведется в Книге учета БСО.
Книга учета БСО
Форма этого обязательного учетного документа не утверждена, предприятие или ИП может ее разработать самостоятельно. Основные требования:
- листы следует пронумеровать, сброшюровать, скрепить прошивку печатью;
- они должны содержать подпись руководителя или главбуха;
- бланки учитываются по названиям, сериям, номерам.
Книга делится на несколько частей: отдельно отражают поступившие бланки и переданные для использования, выводится остаток по каждому виду бланков (он должен совпадать с инвентаризационными данными). Предусмотрены такие графы:
- дата поступления (передачи);
- количество бланков;
- кто передал;
- на основании какого документа.
Ревизия БСО
Необходимо время от времени осуществлять инвентаризацию бланков. Обычно это делается одновременно со сверкой денежных средств по кассе. Бланки проверяют по номерам и сериям, отдельно по каждому месту хранения и ответственным за них лицам. Сверяют фактическое наличие с записями у учетной документации.
Результаты отражаются в инвентаризационной описи, форма которой (ИНВ-16) утверждена постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1998 года. Опись оформляется в двух экземплярах, а если материально ответственные лица менялись – в трех.
Хранение БСО
Хранить бланки необходимо в сейфах или специально оборудованных помещениях, откуда их нельзя будет похитить и где они не испортятся. В конце каждого рабочего дня места хранения нужно опечатать или опломбировать.
Использованные документы о принятии денег (копии, корешки) нужно сберегать в течение еще 5 лет. Для этого их следует уложить в мешки, которые опечатываются.
По истечении 5-летнего срока утратившие актуальность БСО уничтожаются по протоколу, аналогичному уничтожению документации (на основании акта комиссии).