Книги продаж и покупок нужно обязательно заверить при подаче в налоговый орган. Простое хранение документов не предполагает использование ЭЦП.
ЭЦП нужна для защиты от подделок документов и идентификации владельца подписи. Она подтверждает, что файл не был изменен. Книги продаж и покупок также нуждаются в ЭЦП. Однако потребность в подписи возникает лишь при определенных обстоятельствах.
Когда заверять книги ЭЦП?
Книги продаж и покупок нужно обязательно заверять ЭЦП при подаче в налоговую. Если же документы просто хранятся в компании, электронная подпись не требуется. То есть, она нужна только для внешних пользователей для подтверждения достоверности и идентификации.
ФНС, обосновывая свою позицию, сослалась на Постановление Правительства №1137 от 26 декабря 2011 года. В нем указано, что книги и дополнительные листы к ним нужно подписывать усиленной ЭЦП при подаче в инспекцию. Это может потребоваться, к примеру, при камеральной проверке. ЭЦП используется лицом, которое является руководителем на дату направления книг в налоговую.
Источник: письмо ФНС №ЕД-4-15/1044 от 24 января 2019 года.