Сотрудник уволился, не вернув ранее выданные подотчетные средства. УФНС объяснила, нужно ли начислять на эти средства налог и взносы.
Работодатели могут выдать сотруднику средства на определенные цели. К примеру, на приобретение канцелярских принадлежностей. Деньги предоставляются под отчет. Работник может уволиться, не вернув средства. В этом случае у него образуется задолженность. Что с ней делать работодателю? Недавно УФНС ответила на этот вопрос.
Сотрудник не вернул деньги: что делать?
В рассматриваемой ситуации работодатель решил простить задолженность работнику. Но появился вопрос о начислении на эти средства НДФЛ и страховые взносы. УФНС дал ответ на основании ранее вынесенных судебных решений.
В частности, долг по подотчетным деньгам – это не финансовая выгода ФЛ. То есть, средства не могут быть отнесены к доходу сотрудника. Основание – определение ВС №306-КГ16-3205 от 21 апреля 2016 года. Если подотчетные деньги не были истрачены сотрудником, у последнего образуется задолженность перед организацией. Средства должны быть возвращены. Основание – постановление ФАС №А55-15647/2012 от 1 апреля 2013 года.
Невозвращенный долг доходом, облагаемым налогом, признается при наличии этих обстоятельств:
- Невозможность взыскать задолженность из-за того, что срок исковой давности прошел. Датой появления дохода считается дата, после которой взыскание не могло проводиться.
- Если организация простила долг работнику. Датой образования дохода считается день, когда руководитель принял решение о прощении.
То есть, в рассматриваемом случае долг будет рассматриваться в качестве трудовых выплат. Следовательно, он будет облагаться и НДФЛ, и взносами. Перечислить НДФЛ должна организация, от которой работник получил средства. Если на протяжении налогового периода перечислить налог было невозможно, компания должна отправить уведомление об этом в инспекцию и ФЛ. Сделать это нужно не позже 1 марта года после истекшего периода удержания налога. В рассматриваемых обстоятельствах налог будет уплачиваться ФЛ. Основание платежа – уведомление налоговой.
Источник: письмо УФНС №16-10/099623@ от 14 сентября 2018 года.